IFTTT - Automate work and home

Jeg tenker på IFTTT som en kobling mellom tjenester jeg allerede bruker, ikke som enda et sted å samle oppgaver. Når en hendelse i én app kan utløse en handling i en annen, slipper jeg noen små, gjentatte steg. Det er særlig nyttig når rutinen er tydelig og jeg kan beskrive den enkelt: «Hvis dette skjer, gjør det.» Som produktivitetsapp fra IFTTT, Inc. retter den seg mot både praktiske arbeidsflyter og automatisering hjemme.

Start med én rutine du faktisk gjentar

Det er fristende å begynne med mange automatiseringer på én gang, men jeg får mer ut av å velge én konkret irritasjon først. Tenk på en oppgave du gjør ofte, som å flytte informasjon mellom tjenester eller huske å utføre en handling når en bestemt hendelse skjer. Se deretter etter en ferdig oppskrift som passer, eller bygg en egen dersom valgene i appen dekker behovet. En liten test gjør det lettere å oppdage om utløseren og handlingen faktisk passer slik du arbeider.

Et nyttig skille er mellom noe som bør skje automatisk, og noe du helst vil godkjenne selv. IFTTT passer best når regelen er stabil og konsekvensen av en feil er liten. Dersom en automatisering kan sende en melding til andre, endre viktig informasjon eller skape rot i en delt arbeidsflate, ville jeg først prøvd den på en ufarlig oppgave. Automatisering sparer tid, men en dårlig regel kan også gjøre en liten feil om igjen.

Innstillinger og vaner som forebygger overraskelser

Når jeg har satt opp en oppskrift, går jeg gjennom valgene én gang til før jeg lar den bli en fast del av hverdagen. Kontroller hvilken tjeneste som utløser handlingen, hvilken konto som er koblet til, og nøyaktig hva den andre tjenesten skal gjøre. Det er lett å fokusere på selve ideen og overse at feil konto eller for bred handling kan gi et annet resultat enn forventet.

Jeg ville også gitt hver automatisering et navn som forklarer både når den kjører og hva den gjør. Det høres lite ut, men etter hvert blir det langt enklere å finne riktig regel når listen vokser. Hvis du endrer hvordan du bruker en tjeneste, bør du samtidig kontrollere om den gamle automatiseringen fortsatt er relevant. En kort gjennomgang innimellom er bedre enn å la utdaterte rutiner gå ubemerket.

En annen god vane er å teste med informasjon du kan tåle å miste eller få kopiert. Skal en regel lagre innhold et sted, kan en prøve med et ufarlig element vise om den lager én kopi eller flere, og om resultatet havner der du forventer. Jeg ville ikke brukt en ny automatisering som eneste løsning for sikkerhetskopiering eller en oppgave med viktige frister. Her er det klokt å beholde en manuell kontroll.

Gjør arbeidsflyten raskere uten å bygge for mye

Den mest holdbare automatiseringen er ofte den minste. Hvis en handling allerede skjer automatisk i en av tjenestene du bruker, trenger du ikke legge IFTTT oppå den samme jobben. To regler som overlapper, kan gjøre det vanskelig å forstå hvor en endring kom fra. Jeg starter derfor med å spørre om den aktuelle appen allerede har en innebygd regel eller snarvei. Hvis den har det, er den enklere løsningen ofte også lettere å feilsøke.

Et konkret eksempel er en arbeidsdag der jeg får informasjon på flere steder og vil samle noe av den i en annen tjeneste. I stedet for å automatisere alt, kan jeg velge én type hendelse som er lett å kjenne igjen, og sende bare den videre. Da blir resultatet nyttig uten at målet fylles med irrelevant innhold. Det er en viktig avveining: mer automatisering er ikke automatisk bedre; en smal regel gir ofte et mer ryddig resultat.

For hjemmerutiner ville jeg på samme måte holde regelen tydelig og avgrenset. En handling knyttet til at jeg forlater huset kan være praktisk, men det er verdt å tenke gjennom hva som skjer hvis hendelsen registreres på et uventet tidspunkt. Jeg ville ikke bygget en kjede av regler som alle er avhengige av hverandre før jeg vet at hver enkelt del fungerer. Når noe går galt, er en enkel oppskrift lettere å undersøke enn en lang rekke koblinger.

Hva appen passer til – og hvor grensene merkes

IFTTT er gratis å installere, har PEGI 3-aldersmerking og har vært tilgjengelig siden 24. april 2014. Den har over 10 millioner installasjoner, men gjennomsnittsvurderingen ligger på 2,8 av 5 fra rundt 187 000 vurderinger. Jeg leser den lave vurderingen som en grunn til å gå inn med realistiske forventninger: ideen er nyttig, men opplevelsen avhenger mye av hvilke tjenester du vil koble sammen og hvor godt akkurat den arbeidsflyten passer. Appen krever Android 8.0 eller nyere, og den tilbyr kjøp i appen fra 46 til 2 249 kroner ved fakturering via Play.

For å se om den passer meg, ville jeg først vurdert hvor ofte jeg faktisk utfører den samme handlingen, og hvor mye tid den tar. Hvis det bare skjer av og til, kan det være raskere å gjøre det manuelt. Hvis det skjer ofte, er det verdt å undersøke om appen støtter begge tjenestene og om regelen kan uttrykkes tydelig. Tilgang til mange integrasjoner hjelper bare når de riktige tjenestene og handlingene er tilgjengelige for akkurat mitt behov.

Velg riktig verktøy for jobben

Sammenlignet med vanlige snarveier på telefonen er IFTTT mest interessant når handlingen krysser mellom tjenester eller enheter. En snarvei kan være bedre for en handling jeg starter selv, særlig når jeg ønsker å se og kontrollere resultatet med en gang. IFTTT er mer relevant når jeg vil at en hendelse skal sette i gang noe uten at jeg husker å trykke på en knapp. Forskjellen handler derfor ikke bare om funksjoner, men om hvor mye kontroll jeg vil beholde i øyeblikket.

For arbeidsflyter som trenger mange betingelser, avansert feilhåndtering eller strenge kontrollrutiner, ville jeg sammenlignet med et mer spesialisert automatiseringsverktøy. IFTTTs styrke er at ideen om en utløser og en handling er lett å forstå. Den samme enkelheten kan bli en grense dersom jobben krever mange unntak. Jeg ville ikke valgt det som eneste system for kritiske prosesser uten først å kontrollere at oppskriften dekker alle situasjonene som kan oppstå.

Det er også nyttig å skille mellom automatisering hjemme og automatisering på jobb. En praktisk hjemmehandling kan tåle litt prøving, mens en regel som påvirker kolleger eller kundearbeid bør testes mer forsiktig. Når flere personer deler kontoer, tavler eller dokumenter, må jeg tenke gjennom hvem som ser resultatet, og om en automatisk endring passer inn i gruppens rutiner. En personlig tidsbesparelse kan bli støy for andre dersom regelen ikke er godt avgrenset.

Et realistisk oppsett gjennom dagen

Se for deg at jeg begynner arbeidsdagen med å kontrollere kalenderen, følger opp oppgaver og senere går hjem. Jeg kan lete etter én overgang som stadig krever manuell kopiering, og undersøke om IFTTT kan koble den aktuelle kilden og mottakeren. Før jeg lar den gå fast, tester jeg med en liten, ufarlig oppgave og sjekker om innholdet blir forståelig der det ender. Hvis resultatet er ryddig, kan regelen bli en del av rutinen; hvis ikke, har jeg lært det uten å fylle arbeidsverktøyet med feil data.

Dette er også en god måte å avgjøre om en automatisering faktisk sparer tid. Etter noen dager kan jeg spørre meg om jeg fortsatt må rydde opp etter den, om jeg får dobbelt informasjon, eller om den fjerner et steg jeg ellers stadig glemmer. Hvis den krever mer oppfølging enn den sparer, bør den endres eller slås av. Jeg synes det er en mer nyttig målestokk enn å telle hvor mange oppskrifter jeg har satt opp.

Hva jeg ville undersøkt før jeg bygger videre

Et naturlig spørsmål er om jeg må være ekspert for å komme i gang. For en enkel regel er det ikke nødvendig: den grunnleggende modellen med en hendelse og en handling er lett å forstå. Det vanskeligste er som regel å velge en rutine som er presis nok, og å vite hvordan den koblede tjenesten oppfører seg. Jeg ville derfor begynt med en ferdig oppskrift eller en enkel egen regel, ikke med et stort system som skal løse alt på én gang.

Et annet spørsmål er om jeg bør betale for å bruke appen. Den kan installeres gratis, men kjøp i appen er tilgjengelige, så jeg ville først kontrollert om arbeidsflyten jeg trenger, fungerer innenfor det oppsettet jeg faktisk bruker. Ikke la en tenkt framtidig automatisering være grunnen til å betale før du vet at dagens behov er dekket. For en sporadisk oppgave kan manuell utførelse eller en innebygd funksjon i tjenesten være mer fornuftig.

Hvis en regel ikke gir ønsket resultat, ville jeg kontrollert forbindelsen til tjenestene, detaljene i utløseren og hvor handlingen skal ende. Deretter ville jeg prøvd en enklere versjon av regelen i stedet for å legge til flere steg. Det gjør det lettere å finne ut om problemet ligger i selve ideen eller i en bestemt kobling. Jeg ville også hatt en plan for å gjøre oppgaven manuelt hvis den må bli gjort på et bestemt tidspunkt.

En plattform for gjennomtenkte gjentakelser

Jeg synes IFTTT er best for folk som allerede bruker flere apper eller smarthjem-enheter og har en konkret, gjentakende oppgave de vil slippe å gjøre for hånd. Den passer også for nysgjerrige brukere som liker å teste en liten regel og gradvis gjøre hverdagen mer sammenhengende. Den er mindre fristende hvis du bare trenger en enkel snarvei, vil ha full kontroll over hvert steg eller må bygge en arbeidsflyt med mange unntak.

Det finnes mye å like ved tanken på å la tjenester samarbeide, men verdien kommer fra kvaliteten på rutinene du velger. Jeg ville holdt reglene få, navngitt dem tydelig, prøvd dem på ufarlige oppgaver og sjekket dem igjen når vanene mine endrer seg. Slik kan automatiseringen bli en praktisk støtte i stedet for en samling regler jeg ikke lenger husker hvorfor jeg laget.

Hvis du noen gang har ønsket å kombinere kraften til flere apper for å gjøre livet ditt enklere, er IFTTT sannsynligvis noe for deg. Jeg har brukt litt tid på denne appen, og jeg må si, den har noen virkelig imponerende funksjoner som kan revolusjonere hvordan du håndterer daglige oppgaver.

Hva er IFTTT egentlig?

IFTTT, som står for "If This Then That", er en plattform som lar deg lage enkle eller komplekse automatiseringsoppgaver mellom ulike apper og enheter. Tenk deg å kunne sette opp en "oppskrift" som automatisk lagrer bilder fra Instagram-kontoen din til Google Drive. Det er akkurat det IFTTT gjør.

Enkel oppsett

Å komme i gang med IFTTT er ganske enkelt. Etter å ha lastet ned appen, oppretter du en konto, og derfra kan du begynne å utforske de forhåndsdefinerte "appene" eller lage dine egne. Jeg ble imponert over hvor intuitivt grensesnittet var. Selv for noen som ikke er spesielt teknologi-savvy, er det enkelt å sette opp automatiseringer.

Noe av det første jeg prøvde, var å synkronisere mine Todoist-oppgaver med Google Kalender. Det tok ikke mer enn noen få minutter å få alt i gang. Appen leder deg gjennom prosessen med klare instrukser, så du trenger ikke være en teknologiguru for å få maks ut av den.

Integrasjoner i fleng

En av de mest imponerende aspektene ved IFTTT er antallet integrasjoner det tilbyr. Fra smarte hjem-enheter som Philips Hue og Nest til sosiale medieplattformer som Twitter og Facebook, er det nesten ingen grenser for hva du kan automatisere. For meg, som elsker å ha kontroll over smarthjemmet mitt, var det en fornøyelse å sette opp rutiner som slår av lysene når jeg forlater huset.

Jeg fant også ut at IFTTT kan kobles til tjenester som Slack og Trello, noe som gjør det til et nyttig verktøy på arbeidsplassen også. Det er en perfekt løsning for alle som ønsker å spare tid og effektivisere arbeidsflyten sin.

Brukervennlighet og design

En annen ting jeg virkelig likte med IFTTT er det rene og enkle designet. Grensesnittet er intuitivt, og det er lett å finne frem til de funksjonene du trenger. Appen er godt organisert, og det tar ikke lang tid å sette opp eller tilpasse "appene" etter dine egne behov.

Appen har et moderne design som ikke bare ser bra ut, men også gjør den lett å bruke. For mange apper kan et komplekst design være skremmende, men her er alt rett frem. Det er lett å navigere mellom ulike funksjoner og finne de automatiseringene du vil ha.

Oppsummering

Alt i alt, IFTTT er en fantastisk app for alle som ønsker å få mer ut av teknologien de allerede bruker. Enten du vil automatisere enkle oppgaver eller sette opp komplekse arbeidsflyter, tilbyr IFTTT en fleksibel og brukervennlig plattform. Jeg ble imponert over hvor mye enklere det gjorde hverdagen min, både hjemme og på jobb.

Hvis du er på utkikk etter en måte å koble sammen alle de forskjellige teknologiene og tjenestene i livet ditt, er IFTTT definitivt verdt å sjekke ut. Det er som å ha en personlig assistent i lommen som alltid er klar til å hjelpe!